REGLEMENT INTERIEUR DE L’ASSOCIATION

« Les Amis de Moncaut »

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association « les Amis de Moncaut » Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres actifs ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’association et une copie doit être remise à chaque membre actif qui en fait la demande (moyennant une participation au frais de reprographie).

         Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

         Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. Il concerne notamment :

·         Titre I - Adhésion à l’association

·         Titre II - Institutions de l’association

·         Titre III – Fonctionnement et attributions du bureau collégial

·         Titre IV - Dispositions diverses

Titre I – Adhésion à l’association

1 - Admission de membres actifs nouveaux

        L’adhésion à l’association est possible pour toutes les personnes qui souhaitent participer à la réalisation de ses objectifs, après accord du bureau collégial et sous réserve d’acquitter la cotisation fixée par l’Assemblée générale de l’année en cours.

2 - Refus d’admission

        Le bureau se réserve le droit de refuser une demande d’adhésion et en motivera la raison à l’intéressé.

3 - Cotisation

        Tous les membres actifs doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.

        Le montant de la cotisation annuelle est fixé chaque année par l'Assemblée Générale sur proposition du bureau collégial. Les membres actifs doivent être à jour de cotisation pour participer et voter à l’Assemblée Générale, normalement prévue au mois de mars.

        Le versement de la cotisation doit être établi, de préférence, par chèque à l'ordre de l'association « les Amis de Moncaut »

        Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année.

        Les cotisations sont recueillies et déposées sur le compte bancaire de l’association par l’une des personnes du bureau nommément désignée pour assurer la fonction financière.

4 - Protection de la vie privée des membres actifs – Fichiers

         Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant. Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association qui s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.

         Les informations recueillies sont nécessaires pour l’adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, le membre actif s’adressera au siège de l’association.

5 - Obligations des membres actifs

        L’adhésion à l’association « les Amis de Moncaut » entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

6 - Démission 

        Un membre actif démissionnaire devra adresser sous lettre sa démission au bureau collégial. Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.

7 - Suivi de la liste des membres actifs

      La liste des membres actifs est mise régulièrement à jour par la (ou les) personne(s) du bureau collégial chargée(s) de la fonction financière.

Titre II - Institutions de l’association

Les décisions prises lors de l’Assemblée Générale sont dans tous les cas souveraines.

1 – L’Assemblée générale

Convocation

         Conformément à l'article 11 des statuts de l'association, l'Assemblée Générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, au mois de mars si possible, sur convocation du bureau collégial.

         Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l'Assemblée générale sont autorisés à participer et à voter à l’assemblée.

         Ils sont convoqués par téléphone, par courriel ou par courrier simple.

Ordre du jour

         Le bureau collégial rédige un ordre du jour communiqué aux membres actifs en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée.

Quorum et vote

         Le quorum de participants exigé pour valider les décisions de l’Assemblée Générale est de 30 membres actifs au minimum.

         Le vote des résolutions s'effectue à main levée. Les votes concernant les personnes se font par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.

         Les votes par procuration ou par correspondance sont autorisés.  La procuration est écrite et peut concerner au maximum deux membres actifs par représentant au vote.

Décisions

         L’Assemblée Générale se prononce notamment sur le rapport annuel du bureau collégial, présenté par le président de séance, et les comptes de l’association, présentés par le trésorier.

         L’Assemblée Générale élit les membres du bureau collégial.

2 – L’Assemblée générale extraordinaire

Convocation

Les membres de l'association sont convoqués selon la même procédure que celle de l’Assemblée Générale.

Décisions

         Conformément à l'article 12 des statuts de l'association, une Assemblée Générale extraordinaire doit être convoquée en cas de modification des statuts, situation financière difficile, conclusion d’un emprunt bancaire, et toute circonstance expressément prévue par les statuts, à la demande écrite d'au moins 9 membres du bureau collégial.

Quorum et vote

         Aucune condition de quorum n’est requise. Les conditions de vote sont identiques à celles de l’Assemblée  Générale.

3 - Le bureau collégial

         Le bureau collégial administre et gère l’association. Il dispose à cet effet de tous les pouvoirs, dans le respect de l’objet associatif et des décisions de l’Assemblée Générale des membres actifs.

         Il est composé de 15 membres actifs élus pour trois ans lors de l’Assemblée Générale, conformément à l’article 9 des statuts. Les membres du bureau collégial doivent être majeurs. 

         Les décisions sont prises à la majorité des membres du bureau collégial conformément à l’article 10 des statuts. Toutefois, il sera recherché un consensus entre eux, le cas échéant, sur toutes questions.

Titre III – Fonctionnement du bureau collégial

1 - Fonctionnement

       Les membres du bureau collégial prennent en charge les trois fonctions opérationnelle, financière et administrative de l’association « les Amis de Moncaut ». Ils disposent à cet effet des pleins pouvoirs, notamment pour engager juridiquement l’association et la représenter en justice, dans le respect des dispositions statutaires.

L’association donne tous les moyens au bureau collégial pour mener à bien ses tâches, y compris le recours à la sous-traitance ou la collecte d’avis d’experts.

         Les membres du bureau collégial disposent des pleins pouvoirs pour conduire les chantiers et activités de l’association et engager à cet effet les différentes ressources de l’association.

         Les membres du bureau collégial veillent au bien-être des membres actifs, au respect des équilibres financiers et des procédures administratives de l’association et à la sécurité de toutes les parties prenantes.

Fonctions fixes et temporaires

       Les membres chargés d’assurer des fonctions fixes dans l’organisation du bureau collégial sont désignés sur volontariat et figurent en annexe 1 du présent règlement. Il s’agit de :

- Deux membres chargés d’assurer les fonctions de « trésorier » et de « trésorier adjoint »

       - Deux membres chargés d’assurer les fonctions de « secrétaire » et de « secrétaire adjoint ».

         Les membres chargés d’assurer des fonctions temporaires sont désignés ponctuellement dans le cadre d’une activité ou mission précise (présidence de l’Assemblée Générale ou extraordinaire, organisation et présidence des réunions du bureau collégial, représentation de l’association auprès d’organismes divers, etc.)

Modalités de fonctionnement

         Conformément à l’article 10 des statuts, les réunions du bureau collégial sont organisées au moins une fois tous les deux mois ou, au coup par coup, selon la nécessité du moment, à la demande d’au moins un tiers de ses membres.

         Le membre du bureau chargé de l’organisation de la réunion est responsable en particulier :

•  d’établir l’ordre du jour et de choisir le lieu et la date de la réunion en accord avec les autres membres du bureau,

•  de convoquer, avec le secrétaire, les membres du bureau et de les informer de l’ordre du jour retenu, de la date et du lieu de réunion,

•  de présider la réunion,

•  d’effectuer le compte-rendu avec le secrétaire de séance et d’en assurer la diffusion.

Décisions

        Elles sont prises à la majorité, conformément à l’article 10 des statuts. Le quorum requis est de 9 membres. En cas de partage des voix, la décision est remise à la réunion de bureau suivante. Les votes par procuration sont autorisés. La procuration est écrite et peut concerner au maximum un membre par représentant au vote.

2 - Fonction opérationnelle

Direction des opérations

         L’ensemble des membres du bureau collégial assure la direction opérationnelle de l’association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir pour :

·        organiser les activités, au travers des commissions, en mobilisant les ressources de l’association,

·        sécuriser les conditions d’exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies),

·        sélectionner les chantiers et en assurer le pilotage,

·        organiser l’engagement des membres actifs,

·        veiller à la validité de l’assurance lors de l’organisation des manifestations

         Un ou plusieurs membres du bureau collégial peuvent être délégués ponctuellement pour représenter  l’association tant à l’égard des pouvoirs publics qu’auprès des partenaires privés ou d’organismes divers.

Ils peuvent négocier et conclure, en accord avec le bureau collégial, tous les engagements de l’association et, d’une manière générale, agissent en son nom, en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l’Assemblée Générale.

Les commissions

 Les commissions sont activées si nécessaire par le bureau collégial. Elles sont chargées d’étudier et de réaliser les travaux qui leur sont attribués par le bureau collégial. Elles sont placées sous la responsabilité d’un (ou plusieurs) membre(s) du bureau collégial qui en assure l’animation et le compte-rendu d’activité lors des réunions de bureau. Les commissions possibles sont les suivantes : « Administration et affaires juridiques »,  « Eau, géologie et biotope », « Economie, pastoralisme »,   « Animation » et  « Communication »

La participation aux différentes commissions est réservée aux membres actifs qui consacrent bénévolement de leur temps aux activités de l’association, quelles que soient la nature et l’importance de leur contribution. Les membres des commissions se cooptent entre eux.

3 -  Fonction financière

          L’ensemble des membres du bureau collégial veille au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses et en assurant un flux de recettes internes et externes suffisant. L’ensemble des membres du bureau collégial peut librement effectuer pour le compte de l’association, toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Les membres du bureau, établissent, si nécessaire, le budget de l’année dans le respect des grands équilibres financiers.  

Les principales tâches qui incombent aux membres du bureau collégial chargés de la fonction financière, le trésorier et le trésorier adjoint, sont les suivantes :

-      la transparence du fonctionnement financier envers le bureau collégial et l’Assemblée Générale,

-      le suivi des dépenses, des recettes et des comptes bancaires,

-      la préparation et le suivi du budget, le cas échéant,

-      les paiements aux fournisseurs,

-      les demandes de subventions,

-      l’établissement de la comptabilité,

-      le suivi du site internet…

Le trésorier et le trésorier adjoint disposent d’une délégation de signature accordée par le bureau collégial.

4 - Fonction administrative

         L’ensemble des membres du bureau collégial veille au respect des procédures administratives.

         Les principales tâches qui incombent aux membres du bureau collégial chargés de la fonction administrative, le secrétaire et le secrétaire adjoint, sont les suivantes :

-   la convocation et le bon déroulement des Assemblées Générales et extraordinaires (secrétariat, convocations, comptes-rendus,…),

-   la convocation et le secrétariat des réunions du bureau collégial,

-   la bonne circulation des informations à destination des membres actifs,

-   l’archivage de tous les documents juridiques, comptables et divers de l’association,

-   l’exécution des déclarations, courriers, etc. destinés aux Pouvoirs Publics (préfecture, mairies, directions départementales…) ou autres organismes,

-   la tenue des boites Internet…

Titre IV - Dispositions diverses

Approbation du règlement intérieur

       Le règlement intérieur de l’association « les Amis de Moncaut », établi par le bureau collégial conformément à l'article 13 des statuts, est approuvé par l’Assemblée Générale.     

 La présente version originale du Règlement intérieur est approuvée par le bureau collégial lors de la réunion du 14 janvier 2011.

La présente version originale du Règlement intérieur est approuvée par l’Assemblée Générale 2011 du 08 avril 2011.

Modification du règlement intérieur

        Il peut être modifié par le bureau collégial sur proposition d’au moins un tiers de ses membres selon la procédure de prise de décisions décrite au « titre III–1  § Décisions ». Le suivi des mises à jour (date, objet détaillé, …) est noté en annexe 2.

A Louvie- Juzon,  le 14 janvier 2011

ANNEXE 1

Membres chargés d’assurer la fonction financière :

   - Trésorier titulaire : Joëlle Braud

   - Trésorier adjoint : Danielle Iriart

Membres chargés d’assurer la fonction administrative :

       - Secrétaire titulaire : Pierre Courtade

       - Secrétaire adjoint : Pierre Aubuchou

ANNEXE 2

Suivi des modifications :

1 – Réunion de bureau du 8 avril 2011 : 

-      Annexe 1 - Le secrétaire adjoint désigné pour remplacer Sylvie Coucouron (sortante du bureau collégial le 8 avril 2011) est  Pierre Aubuchou

2 – Réunion de bureau du 12 mars 2013 :

-      Annexe 1 - Le secrétaire titulaire désigné pour remplacer Marilys Loustalot (sortante prévue du Bureau collégial le 12 avril 2013) est Pierre Courtade.

-      Titre II - Article 2 - Assemblée générale extraordinaire modifié comme suit : « Quorum et vote : Aucune condition de quorum n’est requise. Les conditions de vote sont identiques à celles de l’Assemblée  Générale. »

-       Titre III – Article 2 – Commissions : Pour mise en conformité avec la réalité, ajout de la mention : « Les commissions sont activées si nécessaire par le bureau collégial. »

rticle   xe 2 du présent règlement intérieur)remise à la réunion suivantees dans l'hone